Como escolher o primeiro processo para automatizar na sua empresa

Quase toda empresa tem dezenas de tarefas repetitivas que poderiam rodar sozinhas. O difícil não é encontrar o que automatizar, é escolher o primeiro. A primeira automação decide se a equipe passa a confiar na ideia ou se ela vira mais um projeto longo, caro e pouco usado.

Este artigo reúne critérios simples para fazer essa escolha, uma forma de comparar as candidatas e os erros mais comuns.

O que faz de um processo um bom primeiro candidato

Um bom primeiro processo costuma reunir estas características:

• Acontece com frequência. Uma tarefa diária ou semanal devolve o investimento muito antes de uma que acontece duas vezes por ano.
• Segue regras claras. Se duas pessoas executam o processo do mesmo jeito, as regras já existem e podem ser escritas. Se cada uma faz de um jeito, ainda não há o que automatizar.
• Usa dados que já estão em formato digital. Planilhas, e-mails, PDFs com texto, sistemas com exportação ou API. Dados que só existem na cabeça de alguém, ou no papel, exigem um passo anterior.
• Tem um dono. Alguém que conhece o processo, valida o resultado e decide quando as regras mudam.
• Gera retrabalho ou erro que dá para medir. Digitação duplicada, conferência manual, relatório montado à mão toda semana.
• Tem risco baixo se algo falhar. Na primeira automação, prefira um processo em que um erro é fácil de perceber e de corrigir.

Sinais de que ainda não é a hora

• O processo muda toda semana.
• Há exceções demais: "depende do cliente", "depende de quem atende".
• Ninguém sabe descrever o passo a passo atual sem consultar três pessoas.
• O resultado depende de um julgamento que não dá para escrever como regra.

Nesses casos, o primeiro passo é padronizar o processo. Isso já traz ganho antes de qualquer software.

Como comparar as candidatas

Liste de cinco a dez tarefas recorrentes e dê uma nota de 1 a 3 para cada critério:

Some as notas de cada tarefa. As candidatas com a maior soma, e sem nota 1 em regras claras ou em dados digitais, costumam ser as melhores para começar.

Estime o tamanho do problema

Uma conta simples basta para comparar:

tempo por mês = vezes por mês × minutos por vez × pessoas envolvidas

Exemplo ilustrativo, com números hipotéticos: se uma equipe monta 40 orçamentos por mês e cada um leva 45 minutos para reunir dados de planilhas e sistemas, são 30 horas por mês só nessa tarefa. Se a digitação manual gera retrabalho em 1 de cada 10 orçamentos, some também esse tempo.

Não é preciso precisão. O objetivo é saber se a tarefa está entre as maiores da rotina e se o ganho justifica o esforço.

Passo a passo

1. Liste as tarefas recorrentes, com quem as executa e com que frequência.
2. Descreva o fluxo atual de cada candidata em passos: de onde vem o dado, quem mexe nele e onde o resultado termina.
3. Pontue e estime com a tabela e a conta acima.
4. Observe a vencedora por uma semana. Anote as exceções reais. Quase sempre aparece algo que ninguém lembrava.
5. Defina o "pronto" antes de começar. Por exemplo: o orçamento sai a partir dos dados do pedido, sem digitação manual, e uma pessoa confere o resultado.
6. Comece pela parte mais repetitiva, não pelo processo inteiro. As exceções raras podem continuar manuais na primeira entrega.

Erros comuns

• Escolher pelo entusiasmo, não pelo custo. O processo mais interessante tecnicamente raramente é o que mais pesa na rotina.
• Querer cobrir todas as exceções na primeira versão. É o caminho mais curto para um projeto que nunca termina.
• Não definir quem valida. Sem dono, ninguém percebe quando o resultado sai errado.
• Trocar de sistema quando bastava conectar. Muitas vezes o problema é o mesmo dado digitado em dois lugares, não o sistema. Veja Integração entre sistemas: quando vale integrar antes de substituir.
• Automatizar um processo ruim. Se há etapas que ninguém sabe por que existem, elimine-as antes de automatizar.

O que levar para uma primeira conversa

Se você quer discutir o seu caso, reúna:

• as tarefas que mais consomem tempo e quem as executa;
• onde estão os dados: planilhas, sistemas, e-mails, PDFs;
• um exemplo real de entrada e de saída do processo;
• o que significaria "resolvido" para você.

Com isso, escopo e primeira entrega ficam mais fáceis de definir, com menos suposições.